Design May 10, 2016

Bobo: flexibilidad y colaboración en un escritorio.

En Happy Punk Panda creemos en crear las condiciones donde todos puedan hacer Awesome Internet. Con los años, he liderado diversos proyectos con este objetivo en mente; entre los más destacables están nuestro diseño organizacional y nuestras metodologías de trabajo.

Dos características que definen a Happy Punk Panda y todo lo que hacemos son la capacidad de adaptarnos a nuestro entorno (yo le llamo flexibilidad) y la necesidad de trabajar en equipo y colaborar. Si nuestra estructura organizacional y nuestras metodologías de trabajo nos permiten ser flexibles y colaborar, también el diseño de nuestros espacios debería aportar a esas características tan importantes.

Los pandas deberían ser capaces de transformar el espacio en el que están trabajando, mover las cosas y crear en segundos lo que necesitan para colaborar dependiendo de lo que tengan que hacer en el momento.

Creemos que, en el largo plazo, el diseño de espacios se va a encargar de tres aspectos importantes para la empresa:

1. Servir como una guía, inconsciente, de cómo comportarse.
2. Ser el lenguaje corporal de la organización.
3. Transmitir la cultura de la empresa.

Claramente el diseño de espacios abarca más de lo que somos capaces de controlar en poco tiempo; pero a manera de primer paso siempre comienzo mis proyectos por los elementos fundamentales; en este caso, ¿qué más fundamental en nuestros espacios que los escritorios en los que pasamos la mayor parte de nuestro día?

Es así como surge la idea de diseñar nuestros propios escritorios para que estén alineados con nuestra cultura dinámica.


SOBRE LA INVESTIGACIÓN:

La investigación se basó en tres herramientas:

1. Investigación de escritorio
2. Observación
3. Entrevistas.

Sobre la investigación de escritorio vale la pena destacar dos hallazgos importantes: Primero, me resultó interesante encontrar el trabajo de Jane Fulton Suri en IDEO sobre Thoughless Acts que prácticamente se trata sobre cómo las personas adaptan el espacio en el que están para satisfacer sus necesidades. Algunos ejemplos con los que todos nos podemos sentir identificados:

thoughtless-acts-1
Personas dándole diferentes usos a un poste.
thoughtless-acts-2
Todos hemos hecho eso alguna vez
thoughtless-acts-3
Todos en Metrocentro.
thoughtless-acts-4
¿Ya queda claro el patrón?
thoughtless-acts-5

Resulta pues evidente, que los seres humanos tenemos una tendencia a adaptar el mundo que nos rodea de acuerdo a nuestras necesidades. De esta observación surgen dos aprendizajes:

1. La forma en la que las personas adaptan su espacio (en este caso los pandas) habla sobre necesidades que no han sido satisfechas.

2. Nuestros diseños siempre van a ser utilizados de maneras que nosotros no habíamos planeado; mientras mejor controlemos esa invitación intuitiva de nuestros diseños a darles ciertos usos (affordance) mejor.

En segundo lugar, también encontré el trabajo de la escuela de diseño de Stanford. Después de estudiarlo a detalle, un elemento icónico que resalta es su Periodic Table. Prácticamente se trata de una “mesa coctelera” que utilizan generalmente en espacios comunes para facilitar la colaboración; una mesa alta con ruedas que los diseñadores usan a su gusto: desde sentarse para un brainstorming, hasta para tener post its, plumones y herramientas que usan en las sesiones donde aplican sus metodologías.

periodic-table-stanford
Stanford d.School Periodic Table.

Adicional a lo anterior me dediqué por un tiempo a observar el comportamiento de los pandas y a platicar con los equipos sobre ciertas necesidades que ellos tenían a la hora de trabajar.

Observé cómo los pandas utilizaban mucho las ruedas de sus sillas para sentarse generalmente en parejas para trabajar entre planners y diseñadores. Observé que las pizarras en la pared casi nunca eran ocupadas. Observé cómo el 50% de lo que tenían en su escritorio era innecesario. Algunos me comentaron sus necesidades y en base a esto intentamos diseñar un escritorio que cumpliera con todo lo que necesitábamos.


EL PRIMER BOCETO:

Como muchas de nuestras metodologías de trabajo están inspiradas en las metodologías de diseño, decidimos iniciar nuestro proceso inspirados en la periodic table de Stanford para comprender su dinamismo y ventajas como mesa coctelera y desventajas como escritorio: a diferencia de Stanford que busca que los alumnos no estén sentados en un solo lugar, para nosotros este sí iba a ser un escritorio donde una persona iba a pasar más tiempo.

boceto-bobo-1_editada
El primer boceto.

HACIENDO NUESTRO PRIMER PROTOTIPO:

Cambiar de escritorios es una inversión relativamente grande para nosotros y por eso era importante asegurarnos que quedara bien. La solución para eso fue hacer un prototipo que nos costó $24.57 y 4 horas de dos pandas (@svsergioluna y yo).

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A ensuciarse las manos.
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Las patas más inestables del mundo.

El prototipo quedó mejor de lo que esperábamos: un escritorio semi-funcional que usamos por al rededor de tres semanas para asegurarnos que fuera algo en lo que podíamos trabajar todos los días. De hecho, la parte de “semi-funcional” y las patas que temblaban del prototipo fueron las que le dieron nombre al proyecto: Bobo. (Cortesía de @JosseQ)

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Mi primer día con el prototipo

ITERANDO NUESTRO PROTOTIPO:

Mientras más lo usábamos, más nos dábamos cuenta de ciertos aspectos que tenían que cambiar. Entre los que más recuerdo:

+ No podía ser muy alto porque sino era incómodo después de unas horas, pero no podía ser muy bajo porque perdía la función de mesa coctelera.

+ Tenía que ser ancho, para que las patas quedaran más lejos y hubiera más espacio para las piernas.

+ La caja tenía que tener casi las mismas dimensiones que la tabla de arriba para no desperdiciar espacio.

+ Había que sacrificar altura de caja para lograr que las patas fueran suficientemente largas para estar cómodos.

+ En el proceso, iteramos el prototipo tres veces:

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Las tres versiones de bobo.

También decidimos probar los prototipos con los extremos; la tesis de esta técnica es que “si solucionamos para los extremos, vamos a solucionar para todos los demás”. En base a esto,  En nuestro caso, los extremos fueron:

+ El panda más alto. (@mejiaro3)
+ El panda más bajo. (@JosseQ)
+ La silla más grande. (La silla de@samuelbran)


EL APORTE DE HEROES CONSULTANTS & CONTRACTORS:

Una vez tuvimos un diseño con el que estábamos satisfechos, decidimos trabajar nuestra primer prueba piloto con dos de nuestros equipos. Para producirlos trabajamos en conjunto con Heroes Consultants & Contractors,  quienes le agregaron un corte de 45 grados que le da más comodidad y un estilo menos cuadrado y también le agregaron un doblés al final de las patas delanteras para evitar accidentes.

heroes


EL RESULTADO FINAL:

Después de todo el proceso de trabajo que llevamos a cabo, me siento bastante feliz de comentarles que llevamos 6 días con dos equipos trabajando tiempo completo en bobos. Se los presento:

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Bobo 1.0

INVITANDO A MODIFICAR EL ESPACIO:

Los escritorios por sí solos no significan el espacio ideal que los pandas van a poder modificar según sus necesidades, pero sí representan un buen comienzo. Paralelo a los escritorios hemos trabajado esfuerzos comunicacionales que invitan a los squads a tener diferentes alineaciones que tienen diferentes fines. Algunos ejemplos los detallo a continuación:

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Buffet: Es una alineación a la que algunos equipos están acostumbrados. Se trata de unir varios escritorios para formar superficies más amplias.

Wired: Es otra alineación que hemos ocupado mucho en el pasado en cuartos pequeños. La ventaja es que las personas están aisladas suficiente para trabajar sin interrupciones, pero al darse vuelta pueden trabajar en equipo.

Class: La idea de esta alineación es que todos estén dirigidos a una persona que está dando un workshop o mostrando algún proyecto.

Cocktail: Queremos incentivar el uso de los escritorios como una mesa coctelera al rededor de la cuál todos puedan colaborar al igual como hacen en Stanford. Lo único que tienen que hacer es guardar sus pertenencias en la caja de abajo y llevar a bobo cerca de una pizarra para comenzar a trabajar.

Claramente estas solo son ideas; el objetivo final es que los squads con el tiempo vayan descubriendo qué formas de trabajo son las que les funcionan más.

Ha sido un proyecto muy interesante, hemos tenido internamente buenos comentarios:

“Me encanta” – @Gescol

“Me agrada” – @SaraSandoval

“Quedó uva” – @ernesto_design

“Lo amo <3” – @JosseQ

“I like it” – @Roberto

Y también malos:

“Fallaste en ese diseño” – @samuelbran

Definitivamente hemos aprendido mucho en el camino; estoy seguro que esto en conjunto con nuestra estructura organizacional, nuestras metodologías de trabajo y otros elementos en el espacio que iremos agregando en el camino, vamos a lograr comunicar y facilitar la flexibilidad y la colaboración.